Governança de tecnologia da informação em PMEs

A tecnologia da informação (TI) tem desempenhado um papel cada vez mais importante nas organizações. Presente em todas as áreas das empresas e com evoluções constantes, este papel tem sido decisivo frente aos principais desafios organizacionais e se destacado como componente fundamental para o suporte operacional e gerencial das mesmas.

À medida que os avanços tecnológicos se tornam mais acessíveis para uso nas empresas e novas oportunidades de negócio são geradas, mais investimentos e gastos em TI são demandados. Os gastos e investimentos em TI, desde 1988, têm crescido a uma média 7% ao ano. Nas médias e grandes empresas do Brasil, a média dos gastos e investimentos costuma estar entre 1% e 20% da receita líquida. Diversos estudos já apontam uma correlação positiva entre o uso da governança de tecnologia da informação (GTI) nas empresas e melhora em seus resultados. Existem estudos indicando que para cada 1% a mais de gastos e investimentos em TI nas indústrias de capital aberto, o lucro aumentou 7%, após 2 anos. Outras pesquisam apontam também evidências de que empresas que possuem uma GTI eficiente têm lucro 20% maior do que as demais.

Embora seja às vezes difícil medir o impacto ou os ganhos de produtividade proporcionados pelos investimentos em TI nas organizações, é fato que a GTI é um dos fatores que mediam a relação entre os gastos com TI e o desempenho organizacional. Mas a GTI, quando bem planejada, proporciona um processo decisório claro e transparente e se apresenta como um ativo capaz de viabilizar o engajamento organizacional em torno da área de TI, de seus projetos e processos, alicerçando uma maior percepção para o seu valor como um todo para a organização. As empresas até percebem a TI como um de seus principais ativos, porém, ainda existe bastante complexidade nas decisões para sua adoção, implantação e gerenciamento. Dentro de um contexto de gestão e controle, aprimorados sobremaneira muito em função das exigências dos avanços tecnológicos dos últimos anos, diversos modelos, frameworks e melhores práticas surgiram como caminhos para o alcance da GTI. Somando-se ainda as exigências de regulação impostas por entidades governamentais, visando maior transparência, principalmente das empresas de capital aberto, a GTI ganhou ainda mais relevância por parte das empresas e também dos estudiosos do tema. E a importante questão da segurança da informação torna o tema ainda mais relevante e urgente.

As PMEs (pequenas e médias empresas) representam uma importante parcela da economia nacional e, nos últimos anos, têm suscitado novo interesse daqueles envolvidos com temas ligados à gestão e à competitividade. Independentemente de tamanho, ramo de atividade, mercado e outros fatores, as PMEs fazem uso constante de TI.

Levando-se em conta que o acesso ao crédito para as PMEs é mais limitado, iniciativas mais fortemente voltadas para terceirização de serviços de TI em detrimento às aquisições, são mais comuns. Tal prática, por sua vez, exige ainda mais da PME em termos de gestão e governança, tanto do ponto de vista dos serviços prestados, quanto dos investimentos necessários. Exigências governamentais, os altos investimentos e gastos demandados pela área de TI e os incrementos de serviços de TI terceirizados, são aspectos cobertos por GTI, com clara aderência às PMEs.

Se por um lado, encontramos nas PMEs fatores que justificam ou motivam iniciativas voltadas à GTI, por outro, tem-se em sua implantação, o seu maior desafio. Podemos dizer que a referida complexidade e custo de implantação dos modelos existentes fazem parte desse desafio. Contudo, pensar a implantação desses modelos nas PMEs com a mesma abordagem utilizada nas empresas de grande porte não nos parece um caminho promissor. É preciso uma abordagem voltada à simplicidade, que elimine os excessos e complexidades desnecessárias, tornando os referidos mecanismos de GTI mais acessíveis ao contexto das PMEs. Para isso, uma abordagem relativamente nova, possível, promissora e transformadora se apresenta como uma alternativa aos propósitos mencionados. Trata-se de lean information technology (lean IT), ou seja, a aplicação do pensamento lean aos serviços de TI. Esta abordagem busca maior eficiência e uso dos recursos e funções críticas de TI. Eficiência é primordial ao contexto das empresas, principalmente das PMEs.

A tendência de aumento dos gastos e investimentos em TI cria o cenário propício para o aperfeiçoamento da gestão e da governança. E este aperfeiçoamento deve levar em consideração a realidade de uso de tecnologia da empresa. Muito embora os benefícios da GTI possam ser alcançados em qualquer empresa, independentemente de porte, seus requisitos, necessidades e abrangência podem variar de forma substancial. Neste sentido, a busca por um modelo pragmático que contemple está nuance é muito importante, pois não podemos pensar em ambientes estáticos imunes às mudanças. É preciso melhorar o desempenho dos processos e serviços de TI garantindo um fluxo contínuo de valor e onde se tenha o necessário, e apenas o necessário, para a sustentação do negócio. Logo, baseando-se nas evidências positivas do uso de GTI e nas necessidades para sua adoção, na complexidade e custos elevados das iniciativas de sua implantação, nas altas demandas de investimento na área de TI, bem como na necessidade por eliminação de processos desnecessários, temos a questão chave discutida neste breve texto: como possibilitar que as pequenas e médias empresas obtenham a governança de tecnologia da informação?

Em sendo a gestão das funções de TI uma das maiores e mais complexas tarefas em uma organização, aplicar mecanismos de GTI de forma direta, sem intermédio de qualquer outra metodologia, no contexto das PMEs, torna-se ainda mais difícil e, às vezes, até inviável.  

Dessa forma, o gerenciamento de TI continua como um importante agente da governança, porém, não mais o primeiro e nem o mais importante. A governança de TI, impulsionada pelos princípios lean, dá a sustentação para que os processos estejam totalmente integrados com a melhoria da qualidade de serviço e com os processos empresariais. A agilidade nos negócios é a nova proposta. Ao se ter a governança ditando os rumos da evolução das funções da TI, incrementadas por lean ao longo do tempo e conforme apresentado na figura abaixo, a maturidade, em consonância com a disponibilidade de recursos, pode evoluir em áreas dedicadas e específicas para gestão de sistemas, infraestrutura, projetos e segurança.

A aplicação da GTI combinada com os princípios lean, como em lean IT, embora seja tema relativamente novo, pode atuar em todos os processos relevantes da gestão de TI e também no contexto das PMEs.  Isto envolve a seleção de ferramentas adequadas e foco nas questões que geram valor para os clientes e para os negócios. A magnitude dos gastos com projetos de TI mal implementados ou que falharam, as consequências negativas ocasionadas por sistemas instáveis e inflexíveis que geram informação de má qualidade e o completo desalinhamento das atividades de TI com a estratégia de negócios são desperdícios que prejudicam a produtividade das empresas e que justificam a utilização de lean TI combinados com os mecanismos de GTI.

De forma simplificada a combinação dos princípios que sugerimos para se trabalhar os desafios da GTI em PMEs passa por três etapas:

1) Classificação Complementar para as PMEs. Uma das formas de se enfrentar este desafio no contexto de PMEs é utilizando-se de um modelo complementar de dimensões entre os gastos de TI e o papel da TI. Neste sentido sugerimos 4 classificações, sendo elas PMEs Digitais, Analógicas, Prudentes e Conservadoras. Com estas classificações, depreende-se que todas as PMEs (i) possuem alguma visão acerca de sua TI, sejam elas mais ou menos estratégica; e (ii) que toda PME possui gastos e investimentos em TI, sejam eles mais ou menos próximos à média de mercado. Desta relação, nasce o conceito do binômio de classificação complementar para as PMEs que tem por objetivo revelar as lacunas que devem ser superadas. Sempre que se pretender uma implantação de GTI nas PMEs, o primeiro passo será, necessariamente, identificar em qual classificação complementar a PME estaria localizada.

Fonte: elaborado pelos autores.

2) Superação das lacunas identificadas. Uma vez identificado o tipo de PME, tem-se a possibilidade de se conhecer melhor as particularidades da empresa, criando assim as condições para que melhores resultados em GTI possam ser alcançados. Quando tomamos os assuntos relacionados à TI, as relações apresentadas pelo binômio de classificação complementar para as PMEs podem revelar lacunas que. no contexto do modelo proposto, devem ser superadas. Estas lacunas podem ser referenciadas como as distâncias entre cada tipo, ora representada pelos investimentos e gastos com TI para as PMEs Prudentes, ora representadas pelo papel estratégico que a TI desempenha para as PMEs conservadoras, conforme apresentado na Figura abaixo.

Fonte: elaborado pelos autores.

Uma vez identificadas, as lacunas só podem ser superadas com a correta aplicação dos mecanismos de GTI e que, no modelo proposto, são aplicados segundo os princípios lean. Dessa forma, concebe-se um modelo guarda-chuva, generalista o bastante para conter um arsenal de mecanismos GTI de mercado, mas específicos o suficiente para aplicação de acordo com as lacunas reveladas pela classificação complementar da PME.

3) Trabalhar com uma metodologia de espiral lean para GTI, convergente com o princípio de oportunidades recorrentes de interação e com a proposta de valor almejada que, por sua vez, afeta os demais princípios ao longo da espiral (por exemplo o princípio Kaizen). Quando os primeiros resultados começam a ser percebidos, principalmente pelo dirigente da PME, a percepção de importância e possibilidades da TI frente aos principais desafios de negócio são substancialmente incrementadas.

Fonte: Elaborado pelos autores

Num cenário de mercado onde as PMEs representam mais de 90% das empresas no mundo, atuando em ampla variedade de setores da economia e gerando grande parte dos empregos, o desafio de se compreender as peculiaridades da GTI nesse tipo de empresas ganha especial relevo, especialmente em economias emergentes como o Brasil. Um framework específico que apoie a implantação de GTI nas PMEs  é por isso importante. Através da espiral lean é possivel a integração facilitada e com mais efetividade entre o negócio e a TI no contexto das PMEs. Mas lean exige uma mudança de mentalidade que é vista como desafiadora. Em se tratado das PMEs este desafio é ainda maior. Porém, há aspectos inerentes às caracterísicas das PMEs que tornam imprescindíveis novas formas de gestão para fazer frente aos desafios desses tipos de empresas.

Evidentemente estamos aqui falando de um framework bem genérico. Mas a sistematização de mecanismos de GTI, referenciados na academia e no mercado, que sejam aplicáveis ao universo das PMEs em uma abordagem de lean IT, pode ser muito útil. Isso oferece um suporte para que essas empresas possam desenvolver estratégias sustentáveis de gestão e governança de seus negócios.